Hysbysiad prosesu teg

Beth yw pwrpas y ddogfen hon?

Antur Teifi yw’r “rheolydd data”. Ystyr hyn yw ein bod yn gyfrifol am benderfynu sut y cedwir ac y defnyddir gwybodaeth bersonol amdanoch. Anfonir copi o’r hysbysiad preifatrwydd hwn atoch oherwydd eich bod yn gwneud cais am waith gyda ni (boed fel cyflogai, gweithiwr neu gontractwr). Mae’n eich gwneud yn ymwybodol o sut a pham y bydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio, hynny yw, er mwyn yr ymarferiad recriwtio, ac am ba hyd y bydd fel arfer yn cael ei gadw. Mae’n darparu gwybodaeth benodol y mae’n rhaid ei darparu o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Egwyddorion diogelu data

Byddwn yn cydymffurfio ag egwyddorion a deddfwriaeth diogelu data, sy’n golygu y bydd eich data:

Yn cael ei ddefnyddio mewn dull cyfreithlon, teg a thryloyw
Yn cael ei gasglu’n unig i ddibenion dilys yr ydym wedi’u hesbonio’n glir i chi ac na chaiff ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.
Yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt, ac yn gyfyngedig i’r dibenion hynny’n unig.
Yn gywir ac yn cael ei gadw’n gyfredol.
Yn cael ei gadw’n unig am gyn hired ag y bo angen ar gyfer y dibenion rydym wedi sôn wrthych amdanynt.
Yn cael ei gadw’n ddiogel.

Y math o wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch chi

Mewn cysylltiad â’ch cais am waith gyda ni, byddwn yn casglu, storio a defnyddio’r categorïau canlynol o wybodaeth bersonol amdanoch:

Y wybodaeth yr ydych wedi’i darparu i ni yn eich CV a’ch llythyr eglurhaol.
Y wybodaeth yr ydych wedi’i darparu i ni ar eich ffurflen gais, yn cynnwys enw, teitl, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost personol, dyddiad geni, rhywedd, cefndir cyflogaeth a chymwysterau.
Unrhyw wybodaeth yr ydych yn ei rhoi i ni yn ystod cyfweliad.

Hefyd mae’n bosibl y byddwn yn casglu, storio a defnyddio’r “categorïau arbennig” canlynol o wybodaeth bersonol sensitif:

Gwybodaeth am eich hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol, cyfeiriadedd rhywiol a barn wleidyddol.
Gwybodaeth am eich iechyd, yn cynnwys unrhyw gyflwr meddygol, cofnodion iechyd a salwch.
Gwybodaeth am gollfarnau troseddol a throseddau.

Sut mae gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu?

Byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr o’r ffynonellau canlynol:

Chi, yr ymgeisydd
Asiantau recriwtio.
Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd o safbwynt euogfarnau troseddol
Y canolwyr a enwyd gennych

Sut y byddwn ni’n defnyddio gwybodaeth amdanoch

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a gesglir amdanoch i:

Asesu eich sgiliau, cymwysterau, ac addasrwydd ar gyfer y gwaith.
Gwirio geirdaon, lle y bo’n berthnasol.
Cyfathrebu â chi ynglŷn â’r broses recriwtio.
Storio cofnodion yn ymwneud â’n prosesau recriwtio.
Cydymffurfio â gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol.

Y mae o fudd cyfreithlon i ni benderfynu p’un ai i’ch penodi i’r swydd oherwydd y byddai o fudd i’n busnes i benodi rhywun.

Hefyd mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol er mwyn penderfynu llunio contract ai peidio â chi.

Ar ôl derbyn eich CV a’ch llythyr eglurhaol a/neu eich ffurflen gais a chanlyniadau unrhyw brofion a wnaethoch, byddwn yn prosesu’r wybodaeth honno er mwyn penderfynu a ydych yn bodloni’r gofynion sylfaenol i gael eich cynnwys ar y rhestr fer. Os ydych, byddwn wedyn yn penderfynu a yw eich cais yn ddigon cryf i’ch gwahodd am gyfweliad. Os byddwn yn penderfynu eich galw am gyfweliad, byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch i ni yn y cyfweliad i benderfynu p’un ai i gynnig y swydd i chi ai peidio. Os byddwn yn penderfynu cynnig y gwaith i chi, byddwn yn ystyried geirdaon a/neu’n gwirio cofnodion troseddol cyn cadarnhau eich apwyntiad.

Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol

Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth pan ofynnwyd amdani, a bod ei hangen arnom i ystyried eich cais (e.e. tystiolaeth o gymwysterau neu hanes gwaith), ni fyddwn yn gallu prosesu eich cais yn llwyddiannus. Er enghraifft, os bydd angen geirdaon ar gyfer y swydd a’ch bod yn methu â darparu manylion perthnasol i ni, ni fyddwn yn gallu mynd â’ch cais ymhellach.

Sut y byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol sydd o natur arbennig o sensitif

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol sydd o natur arbennig o sensitif yn y dulliau canlynol:

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth am eich statws anabledd i ystyried a oes angen i ni wneud addasiadau priodol yn ystod y broses recriwtio, er enghraifft, a oes angen gwneud addasiadau yn y cyfweliad.
Byddwn yn defnyddio gwybodaeth am eich hil neu darddiad cenedlaethol neu ethnig, credoau crefyddol, athronyddol neu foesegol, neu eich hunaniaeth rywedd neu gyfeiriadedd rhywiol, i sicrhau bod trefn ystyrlon o fonitro ac adrodd yng nghyd-destun cyfle cyfartal.

Gwybodaeth am euogfarnau troseddol

Rydym yn rhagweld y byddwn yn prosesu gwybodaeth am euogfarnau troseddol.

Byddwn yn casglu gwybodaeth am hanes eich euogfarnau troseddol os byddwn yn ystyried cynnig y gwaith i chi (ar yr amod bod gwiriadau ac unrhyw amodau eraill, er enghraifft, geirdaon yn foddhaol). Mae hawl gennym i gynnal gwiriadau o gofnodion troseddol er mwyn bod yn fodlon nad oes unrhyw beth yn hanes eich euogfarnau troseddol sy’n eich gwneud yn anaddas ar gyfer y swydd. Yn benodol:

Efallai bydd Llywodraeth Cymru yn ei gwneud yn ofynnol i ni wirio cofnodion troseddol.
Bod y swydd yn un sydd wedi’i rhestru yng Ngorchymyn Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 (Eithriadau) 1975 (SI 1975/1023).
Bod angen lefel uwch o ymddiriedaeth a gonestrwydd ar gyfer y swydd ac felly ein bod yn gofyn i chi gael gwiriad sylfaenol o hanes eich cofnodion troseddol.

Mae gennym fesurau diogelu priodol yn eu lle y mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni eu cynnal wrth brosesu data o’r fath.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Ni fyddwch yn destun penderfyniadau a fydd yn cael effaith sylweddol arnoch yn seiliedig yn llwyr ar benderfyniadau a wneir yn awtomatig.

Diogelu data

Rydym wedi sefydlu mesurau diogelwch priodol i arbed eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli’n ddamweiniol, ei defnyddio neu ei chyrchu mewn modd anawdurdodedig, ei newid neu ei datgelu. Hefyd, rydym yn cyfyngu ar fynediad at eich gwybodaeth bersonol i’r personau hynny – cyflogeion, asiantau, contractwyr a thrydydd partïon eraill – sydd ag angen gwybod o safbwynt y busnes. Byddant yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yn unig yn ôl y cyfarwyddiadau y byddwn ni’n eu rhoi iddynt, ac maent yn gweithredu’n amodol ar ddyletswydd o gyfrinachedd.

Rydym wedi sefydlu gweithdrefnau i ddelio ag unrhyw achos dan amheuaeth o dorri diogelwch data a byddwn yn rhoi gwybod i chi ac unrhyw reolydd perthnasol am unrhyw achos dan amheuaeth lle y mae’n ofynnol i ni wneud hynny’n ôl y gyfraith.

Cadw data

Am ba hyd y byddwch chi’n defnyddio fy ngwybodaeth?

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o 12 mis ar ôl i ni gyfleu i chi ein penderfyniad ynglŷn â’ch penodi. Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am y cyfnod hwnnw er mwyn i ni allu dangos, pe bai hawliad cyfreithiol, nad ydym wedi gwahaniaethu yn erbyn ymgeiswyr ar seiliau a waherddir a’n bod wedi cynnal yr ymarferiad recriwtio mewn modd teg a thryloyw. Ar ôl y cyfnod hwn, byddwn yn gwaredu eich gwybodaeth bersonol mewn modd diogel.

Os dymunwn gadw eich gwybodaeth bersonol ar ffeil, ar y sail y gallai cyfle arall godi yn y dyfodol a gallem fod yn awyddus i’ch ystyried ar gyfer y cyfle hwnnw, byddwn yn ysgrifennu atoch ar wahân, gan ofyn am eich caniatâd penodol i gadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod penodedig ar y sail honno.

Hawliau mynediad, cywiro, dileu a chyfyngu

Eich hawliau mewn perthynas â gwybodaeth bersonol

O dan rai amgylchiadau, yn ôl y gyfraith mae gennych yr hawl i wneud:

Cais i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i gael copi o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch chi, ac i sicrhau ein bod yn ei phrosesu mewn dull cyfreithlon.
Cais i gywiro’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch chi. Bydd hyn yn eich galluogi i gywiro unrhyw wybodaeth anghyflawn neu anghywir rydym yn ei chadw amdanoch chi.
Cais i ddileu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu neu dynnu allan unrhyw wybodaeth bersonol lle nad oes rheswm da i ni barhau i’w phrosesu. Mae gennych hawl hefyd i ofyn i ni ddileu neu dynnu’n ôl eich gwybodaeth bersonol lle rydych wedi ymarfer eich hawl i wrthwynebu ei phrosesu.
Gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol lle rydym yn dibynnu ar ddiddordeb cyfreithlon (neu ddiddordebau trydydd parti), a bod rhywbeth ynghylch eich sefyllfa arbennig chi sy’n eich gwneud yn awyddus i wrthwynebu’r prosesu ar y sail hon.
Cais i gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ohirio’r dasg o brosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi, er enghraifft, os ydych am i ni sefydlu ei chywirdeb neu’r rheswm dros ei phrosesu.
Cais i drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i barti arall.

Os byddwch am adolygu, gwirio, cywiro neu ofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol, neu wrthwynebu’r ffaith bod eich data personol yn cael ei brosesu, neu ofyn i ni drosglwyddo copi o’ch gwybodaeth bersonol i barti arall, dylech gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn ysgrifenedig.

Swyddog Diogelu Data

Rydym wedi penodi Swyddog Diogelu Data i oruchwylio’r drefn o gydymffurfio â’r hysbysiad preifatrwydd hwn. Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu am y modd yr ydym yn delio â’ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data. Mae hawl gennych i wneud cwyn ar unrhyw adeg i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef awdurdod goruchwyliol y DU ar faterion diogelu data.